Urzędowe pisma prostym językiem? Jest oficjalne zalecenie szefa Służby Cywilnej

Szef Służby Cywilnej podkreśla, jak ważne jest, aby język urzędowy był prosty, zrozumiały i przyjazny w odbiorze.

- Ważne jest, aby członkowie korpusu służby cywilnej myśleli o odbiorcy, do którego kierują swój tekst – jego potrzebach i kompetencjach językowych - czytamy w zaleceniu w sprawie upowszechniania prostego języka, które zostało skierowane do wszystkich członków korpusu służby cywilnej.

Wśród korzyści z upowszechniania prostego języka wymieniono wyższą jakość i dostępność usług publicznych, kształtowanie pozytywnego wizerunku służby cywilnej oraz oszczędność czasu zarówno urzędników, jak i obywateli.

Stwierdzono też, że stosując zasady prostego języka można skuteczniej zarządzać ludźmi, procesami, projektami czy ryzykiem.

- Dzięki temu urzędy administracji rządowej i państwo funkcjonują sprawniej. Przekłada się to też na atmosferę pracy i wydajność pracowników - czytamy.

W dokumencie podkreśla się rolę dyrektorów generalnych i kierowników urzędów administracji rządowej. Wskazuje się, że to oni zdecydują o działaniach na rzecz rozwoju idei upowszechniania prostego języka, jakie podejmą lub rozwiną w urzędach, którymi kierują.

W zaleceniu wskazano także zadania liderów prostego języka. Mają oni upowszechniać zasady prostego języka, narzędzia efektywnej komunikacji oraz dobre praktyki w urzędzie, określać obszary, które wymagają zmian, współpracować z koordynatorami do spraw dostępności w urzędzie oraz koordynować prace zespołów ds. prostego języka.

Sama idea powstania zalecenia dotyczącego upowszechniania prostego języka pojawiła się kilka lat temu. Pracownicy Departamentu Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów często otrzymywali sygnały, z których wynikało, że taki dokument jest potrzebny, a nawet konieczny.

Prace nad zaleceniem i wypracowanie propozycji jego treści były najważniejszym zadaniem zespołu ds. promocji prostego języka w urzędach administracji rządowej. Powstał on z inicjatywy szefa Służby Cywilnej, który zaprosił do współpracy przedstawicieli KPRM, ministerstw, urzędów centralnych i wojewódzkich. Zespół działa od czerwca 2019 r.